Năm 2011, cụm từ "hóa đơn điện tử" lần đầu xuất hiện tại Việt Nam và áp dụng cho các tổ chức, cá nhân lựa chọn sử dụng hóa đơn điện tử khi mua bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Theo thời gian, văn bản pháp luật về hóa đơn điện tử được ban hành để tạo hành lang pháp lý đủ sức để hóa đơn điện tử thay thế cho hóa đơn đặt in, tự in.
Định nghĩa hóa đơn điện tử
Hoá đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử. (Điểm b Khoản 2 Điều 4 Nghị định 51/2010/NĐ-CP và Khoản 1 Điều 3 Thông tư 32/2011/TT-BTC).
Hóa đơn điện tử là hóa đơn được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, ký số, ký điện tử theo quy định tại Nghị định này bằng phương tiện điện tử, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế. (Khoản 2 Điều 3 Nghị định 119/2018/NĐ-CP).
Hóa đơn điện tử là hóa đơn có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập bằng phương tiện điện tử để ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về thuế, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế. (Khoản 2 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP).
Hóa đơn là chứng từ kế toán do tổ chức, cá nhân bán hàng, cung cấp dịch vụ lập, ghi nhận thông tin bán hàng, cung cấp dịch vụ theo quy định của pháp luật.
Các loại hóa đơn điện tử
- Hóa đơn điện tử giá trị gia tăng: là hóa đơn dành cho các tổ chức khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ.
- Hóa đơn điện tử bán hàng là hóa đơn dành cho các tổ chức, cá nhân khai, tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp; Tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ vào nội địa và khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ giữa các tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan với nhau, xuất khẩu hàng hóa, cung cấp dịch vụ ra nước ngoài, trên hóa đơn ghi rõ “Dành cho tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan”.
- Hóa đơn điện tử bán tài sản công.
- Hóa đơn điện tử bán hàng dự trữ quốc gia.
- Các loại hóa đơn điện tử khác: Tem, vé, thẻ; phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không; chứng từ thu cước phí vận tải quốc tế; chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng.
- Các chứng từ được in, phát hành, sử dụng và quản lý như hóa đơn gồm phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý.
Định dạng hóa đơn điện tử
- Định dạng hóa đơn điện tử là tiêu chuẩn kỹ thuật quy định kiểu dữ liệu, chiều dài dữ liệu của các trường thông tin phục vụ truyền nhận, lưu trữ và hiển thị hóa đơn điện tử. Định dạng hóa đơn điện tử sử dụng ngôn ngữ định dạng văn bản XML (XML là chữ viết tắt của cụm từ tiếng Anh "extensible Markup Language" được tạo ra với mục đích chia sẻ dữ liệu điện tử giữa các hệ thống công nghệ thông tin).
- Định dạng hóa đơn điện tử gồm hai thành phần: thành phần chứa dữ liệu nghiệp vụ hóa đơn điện tử và thành phần chứa dữ liệu chữ ký số. Đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế thì có thêm thành phần chứa dữ liệu liên quan đến mã cơ quan thuế.
